Guida informativa sul Whistleblowing
L’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023 ha ridefinito profondamente la disciplina del Whistleblowing in Italia, recependo la Direttiva UE 2019/1937.
La gestione delle segnalazioni di illeciti non è più solo una prassi di buona governance, ma un obbligo normativo che richiede rigore tecnico e protezione assoluta della riservatezza.
Per garantire un processo conforme ai nuovi standard legali, è essenziale che le organizzazioni strutturino i propri protocolli seguendo criteri di trasparenza e sicurezza.
1. L’Architettura del Canale di Segnalazione
Il decreto legislativo impone che il canale di segnalazione sia sicuro e accessibile.
In particolare:
- Informazione Trasparente: I dipendenti e i collaboratori devono essere messi a conoscenza dei canali ufficiali e delle modalità operative per l’invio delle segnalazioni.
- Tutela della Riservatezza: Le soluzioni tecniche adottate devono garantire, anche tramite strumenti di crittografia, che l’identità del segnalante e il contenuto della segnalazione siano accessibili solo al personale autorizzato.
- Accessibilità della Policy: La documentazione che descrive la procedura di Whistleblowing deve essere facilmente reperibile all’interno dell’organizzazione.
2. Protocollo Operativo e Analisi delle Segnalazioni
Il D.Lgs. 24/2023 distingue chiaramente l’ambito di applicazione delle segnalazioni:
- Qualificazione dell’Illecito: È necessario valutare se la segnalazione riguardi violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea. Questioni legate esclusivamente a contestazioni o rivendicazioni di natura personale del segnalante sono solitamente escluse dal perimetro del Whistleblowing e vanno gestite dai dipartimenti competenti (es. Risorse Umane).
- Imparzialità nell’Istruttoria: La gestione della segnalazione deve essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo e dedicato, oppure a un soggetto esterno specializzato, garantendo l’assenza di conflitti di interesse.
3. Termini di Riscontro e Diritti del Segnalante
La normativa stabilisce tempistiche certe per il dialogo tra l’organizzazione e il whistleblower:
- Avviso di Ricevimento: Deve essere rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione.
- Fase di Istruttoria e Riscontro: L’organizzazione è tenuta a fornire un riscontro diligente sul seguito dato alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento.
- Protezione dalle Ritorsioni: Il pilastro del D.Lgs. 24/2023 è il divieto di ogni forma di ritorsione (licenziamento, demansionamento, discriminazione). La legge prevede tutele specifiche e il diritto al risarcimento per i soggetti che subiscono conseguenze negative a causa della loro segnalazione.
4. Riservatezza e Trattamento dei Dati
L’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso espresso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Ogni trattamento di dati personali deve essere effettuato in conformità alla disciplina sulla protezione dei dati (GDPR).
In sintesi
L’adeguamento al D.Lgs. 24/2023 rappresenta un impegno verso l’integrità.
Un sistema di Whistleblowing ben strutturato protegge non solo il segnalante, ma l’intera organizzazione, permettendo di intercettare rischi e criticità prima che possano trasformarsi in danni irreparabili.